初めての在宅勤務の効率を上げる7つのコツ~事前準備編~

在宅勤務やテレワークを行うと、会社に行って仕事をしたときと比べてどうしてもダラダラして、結果的に仕事の効率が上がらなかった。。。という経験をしたことはありませんか？

実は僕も数年前に初めて在宅勤務を実施したときは、リラックスしすぎてあらゆる誘惑に負け、全く仕事が手につかなかったという苦い思い出があります。

それ以降、在宅勤務を100回以上行うなかで試行錯誤しながら、効率を上げるコツを身につけることができました。

そこで今回は、不慣れな在宅勤務を行うために、まずは前日までに準備すべきことをお伝えしていきます。

1.マニュアルを紙出力しておく

初めて在宅勤務を実施する場合は不慣れなことも多いので事前の準備が成否を分けます。

まず地味に重要なのが、紙でマニュアルを準備しておくという点です。

どの会社も在宅勤務マニュアルは社内のイントラなどで公開されているはずですが、初めて家で仕事をするとなると社内ネットワークにうまく接続できず、そのマニュアル自体を確認できずに途方に暮れるケースも十分あり得ます。

そこで、社内ネットワークへの接続方法など「初めての在宅勤務マニュアル」的なものを念のために紙で準備しておきましょう。

そうすることで仕事のスタートからつまづかずに済みます。

2.書類を印刷しておく

マニュアルの出力にも繋がりますが、テレワークだと印刷環境が整いにくいので必要なものを事前に印刷しておくのがポイントです。

自宅にプリンターがない場合は、印刷するためにデータをPDF化してUSBに格納し、最寄りのコンビニに出掛けていくという面倒が発生してしまいます。

記事やデザインの校正など2つ以上の出力物を手元で見比べたいときなど、紙で用意していたほうが便利な業務もあるので、あらかじめ会社で印刷してから変えると楽ですね。 

3.共有フォルダのデータはデスクトップにコピー

つづいては、社内ネットワーク上の共有フォルダに保存されているデータ類で使用予定のものを、いったんデスクトップにコピーしておきましょう。

先ほども書きましたが初めて自宅から社内ネットワークへの接続に手間取るが予想されますし、回線のスピードによっては社内のフォルダへアクセス時間がとても長くなることもあります。

実際に今回のコロナウイルスの影響で僕の会社も一気に在宅勤務する人が増えたため、社内ネットワークへの接続負荷が急激に高まり、共有フォルダ上のデータをまったく操作できないタイミングが発生してとても困ってしまいました。

そうした事態を防ぐために、使用予定のファイルやデータ類はいったん自分のデスクトップにコピーしておきましょう。

そのあとは在宅勤務が終わって出社したタイミングで、それらのデータをまた共有フォルダ内に戻せばOKです。

4.オンライン会議の予行演習

在宅勤務中でも打ち合わせを行う必要がある場合は、Skypeやzoomなどのオンライン会議システムを利用することになります。

そうしたツールを使いこなせれば非常に便利なのですが、初めて利用する場合にはこれまたうまく行かないことが多いです。

特に、自分も会議の相手先もどちらも初めてだと、グダグダになってしまう可能性も高いです。。

せっかく便利なツールもそれでは意味がないので予め社内同士にいるときに試しに使っておきましょう。

オンライン会議のコツなんかはこちらの記事に分かりやすくまとめられています。

dohijun.com

5.同居人に伝えておく

コレも地味に大事でして、ご家族など同居人の方がいる場合はあらかじめその日に在宅勤務を行うことを伝えておきましょう。

僕の同僚で何も伝えずにいきなり在宅勤務を始めた人がいたのですが、専業主婦の奥さんが突然のことに驚いて家事のリズムを崩したことに機嫌を悪くし、険悪なムードの中業務に当たらなければならないという事象が発生したようです・・・笑

そんないざこざを招かないためにも、できれば事前に家族の方などにお家で仕事をする旨を伝えておきましょう。

6.当日の業務内容を上司に報告しておく

これはご自身と上司の方との信頼関係や社風などによって変わってきますが、在宅での業務予定を先に伝えておくことのメリットは2つです。

まず1つ目は、上司から無用な心配を受けずに済むということです。

メンバーが目に届かないところで仕事をしていることに対して不安に思う上司は多いので、業務予定を知らせていないと「あなたは今なにをやっていますか？」的な連絡が断続的に上司から飛んできた知り合いもいます。

そうなるといちいち返信・報告する手間が発生してしまうので、予め当日の業務内容を伝えておいたほうがいいですね。

2つ目のメリットは、自分を律せることです。

予定を明確にせずに在宅勤務に臨んでしまうと、家ののんびり空間に負けてだらけてしまう可能性もあります。

そこは上司に業務予定を報告することでだらける退路を断つことに繋がり、弱い自分を律して仕事に取り組めます。

会社によっては事前報告が義務化されていなかったりするので、独自に取り入れるのもアリだと思います。

7.お菓子などを買っておく

最後のコツは、普段の業務中に飴やガムなどお菓子類を食べている人に向けてです。

僕はよくフリスクなどを食べて集中を切り替えて業務に臨むことがあるのですが、家にはそうしたお菓子は一切配備していません。

そんな状況で在宅勤務を開始してから、いつもどおりタブレットを食べようとしても用意していなかったことに気づき、いちいちコンビニまで買いに出かけるのも面倒だな・・・と思うことがありました。

できるだけ会社と同じような環境を作ると違和感なく初めての在宅勤務に取り組めるものです。

さいごに

初めての在宅勤務の成否を分けるのは事前の準備をどこまでできるかに関わってきます。

慣れてくると非常に便利な在宅勤務ですが、初回はなかなか不安がつきまとうものかと思いますので、効率を上げるためにもこれらのコツを実践してみてください。